- Купить - Книги - Система управління базами даних Microsoft Access для самостійного Купить - Книги - Microsoft Excel 2003. Краткое руководство.
- Microsoft Access 2002. Шаг за шагом (+ CD-ROM). Microsoft Access 2003. Краткое руководство. Microsoft Access 2003. Наиболее полное руководство ( +.
- Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная Известны также реализации клиент-серверных приложений на базе связки Access 2003 c. Недостающее руководство = Access 2007 The missing manual.
- Самоучитель, Тимошок Татьяна Владимировна. Данное руководство предназначено для изучения последней версии популярной СУБД Microsoft Access 2003. В книге Краткое руководство, Меженный Олег Анисимович.
- "Официальный учебный курс Microsoft : Microsoft Office PowerPoint 2003 ". Абдулазар Бекаревич Ю. Б, Пушкина Н. В. "Самоучитель Microsoft Access 2013". Бекаревич Коллектив авторов " Руководство пользователя Cool Reader".
Самоучитель Access 2010. Бекаревич Книга Эффективная работа: Microsoft Office Access 2003. Вейскас. Питер. Краткое руководство. Моисеенко.
Что такое Access. Access 2010 — это средство проектирования и развертывания приложений баз данных, с помощью которого можно отслеживать важную информацию. Данные можно хранить на компьютере, а можно опубликовать их в Интернете, чтобы другие пользователи работали с базой данных в браузере. Многие пользователи начинают работать с приложением Access, когда возможностей программы, которую они использовали ранее для отслеживания каких-либо данных, становится недостаточно. Предположим, например, что вы занимаетесь планированием мероприятий, и для успешного проведения мероприятия необходимо отслеживать все его аспекты.
Если для этой задачи использовать текстовый редактор или редактор электронных таблиц, могут возникнуть проблемы, связанные с дублированием и несогласованностью данных. Эту задачу также можно решить с помощью программы для работы с календарями, однако календарь плохо подходит для отслеживания финансовых данных.
Реляционные базы данных в Access. В некоторых случаях для отслеживания подобной информации необходима реляционная база данных — хранилище данных, с целью устранения избыточности разбитых на небольшие наборы (таблицы) и связанных друг с другом через общие элементы (поля). Например, реляционная база данных для планирования мероприятий может содержать таблицу со сведениями о клиентах, таблицу со сведениями о поставщиках и таблицу со сведениями о мероприятиях. Таблица со сведениями о мероприятиях может включать поле для связи с таблицей клиентов и поле для связи с таблицей поставщиков.
Таким образом, например, при изменении номера телефона поставщика соответствующие данные нужно будет изменить только в таблице поставщиков, а не в каждом мероприятии с участием этого поставщика. Приложение Access позволяет легко и быстро разрабатывать приложения с реляционными базами данных для управления информацией. В нем можно создавать базы данных для отслеживания практически любых сведений, например складских запасов, профессиональных контактов или бизнес-процессов. Приложение Access поставляется с готовыми шаблонами, с помощью которых даже новички могут легко работать с самыми разнообразными данными. Вид приложения Access. При запуске приложения Access 2010 открывается представление Microsoft Office Backstage, в котором можно получить сведения о текущей базе данных, создать новую или открыть существующую базу данных и просмотреть материалы с сайта Office.
com. В представлении Backstage также доступны многие другие команды, с помощью которых можно настраивать базы данных, обслуживать их и предоставлять к ним общий доступ. Команды в представлении Backstage обычно применяются ко всей базе данных, а не к отдельным ее объектам.
Примечание Переключиться в представление Backstage можно в любой момент, открыв вкладку Файл. Поиск и применение шаблонов.
В приложении Access предусмотрены разнообразные шаблоны, с помощью которых можно быстро создать базу данных. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, которые необходимы для выполнения определенной задачи. Например, имеются шаблоны, которые можно использовать для отслеживания проблем, управления контактами или учета расходов.
Некоторые шаблоны содержат несколько примеров записей, поясняющих их использование. Шаблоны баз данных можно использовать без изменений или настраивать в соответствии со своими потребностями. Чтобы найти и применить шаблон к базе данных, выполните указанные ниже действия. На вкладке Файл нажмите кнопку Создать.
В разделе Доступные шаблоны выполните одно из указанных ниже действий. Чтобы заново применить недавно использовавшийся шаблон, щелкните элемент Последние шаблоны и выберите нужный шаблон. Чтобы применить уже установленный шаблон, щелкните элемент Мои шаблоны и выберите нужный шаблон. Чтобы найти шаблон на сайте Office. com, выберите в разделе Шаблоны Office. com категорию шаблона и нужный шаблон, после чего нажмите кнопку Загрузить.
чтобы загрузить шаблон с сайта Office. com на компьютер. Примечание Также можно выполнить поиск шаблонов на сайте Office.
com в самом приложении Access. Чтобы начать поиск, введите запрос в поле Поиск шаблонов на сайте Office. com и нажмите кнопку со стрелкой. Кроме того, можно щелкнуть значок папки рядом с полем Имя файла и выбрать расположение, в котором необходимо создать базу данных. Если не выбрать расположение, приложение Access создаст базу данных в расположении по умолчанию, которое отображается под полем Имя файла.
Нажмите кнопку Создать. Приложение Access создаст базу данных и откроет ее для работы. Создание базы данных с нуля. Примечание Более подробное описание принципов создания базы данных в приложении Access см. в статье Основные сведения о создании баз данных. Если ни один из шаблонов не подходит или данные, которые необходимо использовать в приложении Access, хранятся в другой программе, эффективнее будет создать базу данных с нуля. В Access 2010 можно создать стандартную базу данных для настольных компьютеров или веб-базу данных.
Примечание Дополнительные сведения о веб-базах данных см. в статье Создание базы данных для публикации в Интернете. Чтобы создать базу данных, выполните указанные ниже действия.
Запустите Microsoft Access. На вкладке Создать в представлении Backstage нажмите кнопку Новая база данных или Пустая веб-база данных. Важно От выбранного варианта будет зависеть функциональность базы данных. Базы данных для настольных компьютеров нельзя опубликовать в Интернете, а веб-базы данных не поддерживают некоторые возможности баз данных для настольных компьютеров, например итоговые запросы. Введите имя базы данных в расположенное справа поле Имя файла. Чтобы изменить расположение создаваемого файла, нажмите кнопку Обзор рядом с полем Имя файла. укажите новое расположение и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Создать. Приложение Access создаст базу данных и откроет в режим таблицы пустую таблицу (с именем "Таблица1"). Приложение Access поместит курсор в первую пустую ячейку столбца Щелкните, чтобы добавить новой таблицы.
Чтобы добавить данные, введите их с клавиатуры или вставьте из другого источника, как описано ниже в разделе Вставка данных из другого источника в таблицу Access. Ввод данных в режиме таблицы похож на ввод данных в электронную таблицу Microsoft Excel. Основное ограничение заключается в том, что данные следует вводить в смежные строки и столбцы, начиная с левого верхнего угла таблицы.
Не следует пытаться форматировать данные, добавляя пустые строки и столбцы, как в электронной таблице Microsoft Excel, поскольку это приведет к потере места в таблице. Таблица просто содержит введенные данные. Наглядное представление данных обеспечивается с помощью форм и отчетов, которые создаются позже. Структура таблицы создается при вводе данных. При добавлении каждого нового столбца в таблицу задается новое поле.
Приложение Access задает тип данных поля в зависимости от типа вводимых данных. Например, если в столбец введены только даты, приложение Access задаст для этого поля тип "Дата и время". Если впоследствии попытаться ввести в это поле значение, не являющееся датой (например, имя или номер телефона), будет выведено сообщение о том, что значение не соответствует типу данных столбца. По возможности следует спланировать таблицу таким образом, чтобы каждый столбец содержал данные одного типа (текст, даты, номера или другой тип). Это позволит упростить построение запросов, форм и отчетов, включающих только необходимые данные. Если данные пока вводить не нужно, нажмите кнопку Закрыть. Примечание Если закрыть таблицу "Таблица1" без сохранения, приложение Access удалит ее.
Открытие существующей базы данных Access. Совет Чтобы быстро открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, на вкладке Файл нажмите кнопку Последние и выберите имя файла.
На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть. Щелкните ярлык в диалоговом окне Открыть либо выберите в поле Папка диск или папку, где хранится необходимая база данных. Двойным щелчком открывайте по очереди папки в списке одну за другой, пока не найдете ту, в которой содержится нужная база данных. Когда база данных будет найдена, выполните одно из указанных ниже действий. Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее.
Чтобы открыть базу данных для совместного доступа в общая база данных с многопользовательским режимом доступа среде для одновременного чтения и записи данных вместе с другими пользователями, нажмите кнопку Открыть. Чтобы открыть базу данных только для чтения, т. е. для просмотра без возможности редактирования, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите пункт Открыть для чтения. Чтобы открыть базу данных в монопольном режиме, т. е. запретить другим пользователям открывать ее на время своей работы с ней, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите пункт Монопольно.
Чтобы открыть базу данных только для чтения, нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите пункт Монопольно для чтения. Другие пользователи смогут открыть базу данных, но только для чтения.
Если не удается найти базу данных, которую необходимо открыть. В диалоговом окне Открыть или в поле Папка щелкните ярлык Мой компьютер. В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, на котором может находиться база данных, и выберите команду Найти. Введите условия поиска и нажмите клавишу ВВОД для поиска базы данных.
Если база данных будет найдена, откройте ее, дважды щелкнув имя базы данных в диалоговом окне Поиск. Примечание Поскольку поиск был запущен в диалоговом окне Открытие файла базы данных. перед открытием базы данных нажмите в этом же окне кнопку Отмена.
Можно непосредственно открыть файл данных в формате внешней программы (такой как dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel). Также можно непосредственно открыть любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Приложение Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных. Начало работы с новой базой данных. В зависимости от используемого шаблона для начала работы с новой базой данных может потребоваться выполнить одно или несколько из указанных ниже действий. Если в приложении Access появилось диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей, выполните указанные ниже действия.
Нажмите кнопку Новый пользователь. Заполните форму Сведения о пользователе. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть. Выберите введенное имя пользователя и нажмите кнопку Вход.
Если в приложении Access отображается пустая таблица данных, можно начать вводить данные непосредственно в эту таблицу либо воспользоваться другими кнопками и вкладками для изучения базы данных. Если в приложении Access открылась страница Приступая к работе. можно получить дополнительные сведения о базе данных с помощью ссылок на этой странице или воспользоваться другими кнопками и вкладками для изучения базы данных. Если в приложении Access на панели сообщений появилось предупреждение системы безопасности и вы доверяете источнику, из которого получен шаблон, нажмите кнопку Включить содержимое. Если база данных требует входа, потребуется выполнить вход заново. Для обычных и веб-баз данных также можно выполнить одно из указанных ниже действий.
Добавление таблицы. Добавить новую таблицу в существующую базу данных можно с помощью средств в группе Таблицы на вкладке Создание. Примечание В веб-базе данных в группе Таблицы доступна только команда Таблица. Независимо от того, в каком режиме была начата работа, всегда можно переключиться в другой режим с помощью кнопок режимов в строке состояния окна Access. Создание пустой таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно сразу же приступить к вводу данных, позволив приложению Access сформировать структуру таблицы автоматически.
Имена полей задаются номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д. ), а тип данных поля определяется на основе типа вводимых данных. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица. Приложение Access создаст таблицу и поместит курсор в первую пустую ячейку столбца Щелкните, чтобы добавить. Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или вставьте из другого источника, как будет показано ниже. Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.
Совет Присвойте каждому полю понятное имя, чтобы можно было получить представление о его содержимом без просмотра данных. Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок, а затем перетащите в новое место. Можно также выделить несколько смежных столбцов и перетащить их в новое место. Чтобы добавить в таблицу дополнительные поля, начните вводить данные в столбец Щелкните, чтобы добавить в режиме таблицы либо добавьте поля с помощью команд в группе Добавление и удаление на вкладке Поля. Создание таблицы в режиме конструктора.
В режиме конструктора сначала следует создать структуру новой таблицы. Затем необходимо переключиться в режим таблицы для ввода данных либо ввести данные другим способом, например с помощью формы. Примечание Режим конструктора недоступен для таблиц веб-баз данных.
На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля. а затем в списке Тип данных выберите тип данных. Для каждого поля в столбец Описание можно ввести дополнительные сведения. Это описание отображается в строке состояния, если курсор находится в данном поле, и используется в качестве текста строки состояния всех элементов управления, создаваемых путем перетаскивания поля из области Список полей на форму или отчет, а также всех элементов управления, создаваемых для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.
Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу. Для этого выполните указанные ниже действия. На вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить. Чтобы начать вводить данные в таблицу, можно в любой момент времени переключиться в режим таблицы, щелкнуть первую пустую ячейку и начать ввод. Кроме того, можно вставить данные из другого источника (см. следующий раздел). Создание таблицы на основе списка SharePoint.
Список SharePoint позволяет работать с данными пользователям, у которых не установлено приложение Access. Более того, данные списка хранятся на сервере, что обычно обеспечивает более надежную защиту от потери данных, чем хранение файлов на настольном компьютере. Можно либо создать новый список, либо подключиться к существующему. Для создания списка необходимо обладать достаточными разрешениями на соответствующем сайте SharePoint; разрешения зависят от конкретного сайта, поэтому обратитесь к администратору SharePoint за дополнительными сведениями. Примечание Эта возможность недоступна для веб-баз данных. На вкладке "Создание" в группе "Таблицы" нажмите кнопку "Списки SharePoint". Для создания стандартного списка SharePoint, например "Контакты" или "События", можно воспользоваться одним из шаблонов списков.
Также можно создать пользовательский список, установить привязку к существующему или импортировать существующий список. Выберите необходимый вариант.
При выборе шаблона списка или создании пользовательского списка открывается диалоговое окно Создание списка. помогающее создать список. При выборе существующего списка открывается окно Внешние данные. Дополнительные сведения о таблицах см.
в статье Общие сведения о таблицах. Вставка данных из другого источника в таблицу Microsoft Access. Если данные хранятся в другой программе, например в Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Этот способ работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как это сделано в таблице Excel. Если данные введены в текстовом редакторе, необходимо сначала разделить их на столбцы с помощью знаков табуляции либо преобразовать в таблицу в текстовом редакторе, а затем скопировать их. Если необходимо изменить данные или выполнить другие операции с ними (например, разделить полные имена на имена и фамилии), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно при отсутствии опыта работы с Access.
При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные находятся в этом поле. Например, если в поле содержатся только значения дат, полю назначается тип данных "Дата/время". Если поле содержит только слова "Да" и "Нет", ему назначается тип данных "Логический".
В приложении Access имена назначаются полям в зависимости от содержимого первой строки вставленных данных. Если первая строка вставляемых данных похожа по типу на последующие строки, она определяется в приложении Microsoft Access как строка данных, а полям присваиваются стандартные имена ("Поле1", "Поле2" и т. д. Если первая строка вставляемых данных отличается от последующих, ее содержимое используется только для выбора имен полей и не включается в сами данные. Если приложение Access назначает полям стандартные имена, во избежание путаницы их следует переименовать как можно быстрее. Для этого выполните указанные ниже действия.
Чтобы сохранить таблицу, на вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить. В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите имена столбцов. Еще раз сохраните таблицу. Импорт данных или связывание с данными из другого источника. Иногда данные, хранящиеся в другой программе, требуется использовать в Access. Например, вы можете работать с людьми, которые хранят данные в других программах, а вам необходимо работать с этими данными в Access. Или если данные поступают из множества различных источников, может потребоваться общая "площадка" для их объединения и более глубокого анализа.
Приложение Access позволяет легко импортировать данные из других программ и создавать связь с такими данными. Данные можно получать из листов Excel, таблиц других баз данных Access, списков SharePoint и множества других источников.
Процесс импорта немного различается в зависимости от источника, однако всегда начинается с описанной ниже процедуры. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание выберите команду, соответствующую типу файла, из которого импортируются данные.
Например, для импорта данных из таблицы Excel щелкните элемент Excel. Если нужный тип программы отсутствует, нажмите кнопку Дополнительно. Примечание Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт и связывание. запустите программу, в которой первоначально были созданы данные, сохраните их в формате, поддерживаемом приложением Access (например, как текстовый файл с разделителями), и импортируйте данные или создайте связь с ними. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор. чтобы найти файл данных источника, или введите в поле Имя файла полный путь к этому файлу.
Выберите необходимый параметр в разделе Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных. На основе импортированных данных можно создать обычную таблицу или связанную таблицу со ссылкой на источник данных. Нажмите кнопку ОК. В зависимости от выбранного параметра откроется диалоговое окно Связь объектов или Импорт объектов. Завершите процесс с помощью диалогового окна. Конкретные действия зависят от выбранного параметра импорта или связывания. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.
Если был выбран импорт данных, приложение Access предложит сохранить сведения о выполненной операции импорта. Если предполагается повторно выполнять такую же операцию импорта, выберите параметр Сохранение шагов импорта и введите подробные сведения.
После этого можно легко воспроизвести операцию импорта, щелкнув элемент Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данные в группе Импорт. выбрав спецификацию импорта и щелкнув команду Выполнить. Если сохранять детали этой операции не нужно, нажмите кнопку Закрыть. Данные будут импортированы в новую таблицу Access, которая затем появится в области навигации в разделе Таблицы. Дополнительные сведения об импорте данных в Microsoft Access см. по ссылкам в разделе См. также.